Responsable d'Exploitation et Services et Energy Manager : le binôme qui garantit vos charges

La garantie des charges locatives proposée par AVELTYS assure une planification préalable des coûts associés à la location d'un bâtiment, permettant ainsi au propriétaire d'anticiper les dépenses futures. L'objectif principal de cette démarche est de garantir, tout au long du contrat de location, un confort optimal, un service de qualité élevée, et des performances environnementales optimisées pour les immeubles, tant pour les bailleurs que pour les locataires.

Lorsque des économies sont réalisées sur les charges locatives, celles-ci sont partagées équitablement entre le client et AVELTYS. Ce bonus permet une amélioration continue des performances du bâtiment.

Pour garantir ces charges, deux acteurs clés, aux rôles complémentaires, interviennent : le Responsable d’Exploitation et Services et l'Energy Manager, qui agissent en binôme sur le bâtiment.

Le rôle clé du Responsable d’Exploitation et Services

Le Responsable d’Exploitation et Services est un poste créé sur-mesure par AVELTYS. Il pilote généralement 1 à 3 sites, en fonction de leur taille et du périmètre retenu. Il est en contact direct avec les clients et les utilisateurs des bâtiments et il joue un rôle essentiel dans la satisfaction des besoins. Sa responsabilité inclut la gestion du contrat, la supervision des prestataires des utilités et services et la vérification de leur conformité avec les termes du contrat. Il est en première ligne pour assurer le bon fonctionnement des opérations.

Le Responsable d’Exploitation et Services a pour objectif de négocier avec les prestataires pour les utilités et services inclus dans la garantie de charges. Après avoir recueilli les besoins des clients, il rédige les cahiers des charges et assure les appels d'offres, notamment pour la maintenance multitechnique.

La mise en place de la garantie de charges s'étend sur la période d'exploitation du bâtiment, selon une période définie au contrat. Les premières années de mise en exploitation pour un bâtiment neuf, ou d’ajustement de l’exploitation après réhabilitation, constituent une période charnière où la garantie de charges prend tout son sens.

En pilotage des Facility Managers, des équipes de maintenance ou des services généraux au sein des bâtiments, le Responsable d’Exploitation et Services se concentre sur la gestion des contrats avec les clients et des contrats avec les prestataires des utilités et services afin d’optimiser les opérations. Contrairement au Facility Manager, il a une expertise sur les problématiques techniques et sur l’optimisation énergétique grâce à l’Energy Manager.

L'expertise spécifique de l'Energy Manager

Binôme indispensable au Responsable d’Exploitation et Service, l'Energy Manager AVELTYS apporte une expertise spécifique en gestion énergétique. Sa mission consiste à analyser les données énergétiques, identifier les sources de gaspillage et mettre en place des stratégies visant à réduire la consommation d'énergie.

L'Energy Manager s'engage à respecter un volume annuel prédéfini de consommations d'énergie et d'eau, bien que le périmètre exact puisse varier en fonction des différents contrats. Il est impératif pour lui de suivre de près les consommations garanties afin d'éviter des pénalités financières et, au contraire, de maximiser le bonus financier annuel.

Sa responsabilité mensuelle consiste à compléter le carnet énergie et à mettre à jour le rapport des consommations en utilisant les données d'ajustement telles que la rigueur climatique et la fréquentation du site. L'Energy Manager doit scruter l'ensemble des consommations du site de manière approfondie afin de détecter, alerter et corriger toute dérive potentielle de manière efficace.

Exemple d'un carnet d'énergie

Leurs interlocuteurs

Le monde de l’immobilier regorge d’interlocuteurs différents. En fonction des sites sur lesquels il intervient, l’Energy Manager pourra être en relation avec plusieurs types d’interlocuteurs : 

• Le bailleur/propriétaire/investisseur : l’entreprise qui possède le bien immobilier 

• L’Asset Manager : ce poste peut être intégré dans la structure du propriétaire. L’Asset Manager gère la rentabilité d’actifs et de manière plus large, l’ensemble des aspects financiers d’un parc de bâtiment.

  • L’avantage de la garantie de charges pour le propriétaire et l'Asset Manager : bénéficier du label ISR et mettre à jour son reporting extra-financier via la règlementation européenne CSRD.

• Le Property Manager : il assure la gestion locative et technique, ainsi que le suivi administratif et juridique de biens immobiliers dans le cadre des mandats confiés par le propriétaire. Il a en outre un rôle de conseil dans la valorisation du patrimoine sur la durée.
  • L’avantage de la garantie de charges pour le Property Manager : fidéliser les locataires.
    
    
• Le preneur/locataire: l’entreprise qui occupe les locaux du bien immobilier.

  • L’avantage de la garantie de charges pour le locataire : fidéliser les locataires, valoriser l’entreprise, sensibiliser les salariés.

• Le mainteneur du site : sous la supervision du Responsable d’Exploitation et Services, le mainteneur doit la maintenance préventive/corrective du bâtiment et le pilotage courant du site.

  • L’avantage de la garantie de charges : faciliter son intervention.

• Les mainteneurs spécialisés : le mainteneur n’ayant pas les ressources en interne pour la gestion des équipements complexes ou réglementaires (GTB, groupes froids, groupes électrogènes, SSI, portes automatiques, cogénérateur…), ce dernier fait appel à des intervenants externes.
  
  • L’avantage de la garantie de charges : faciliter son intervention.
    

Afin de réaliser sa mission et d’échanger régulièrement avec les équipes d’exploitation du site, l’Energy Manager analyse les données en continu et effectue des visites régulières en complément des réunions trimestrielles organisées avec le Responsable d’Exploitation et Services et les parties prenantes.

La communication auprès du client

Une communication étroite et régulière avec le client doit être entretenue, en organisant des rendez-vous mensuels ou trimestriels, conformément aux termes contractuels. De plus, un rapport d'activités annuel est également prévu pour assurer une transparence totale. Des communications complémentaires peuvent être mises en place pour valoriser l’évolution du pilotage et faire participer les locataires.

Le Responsable d’Exploitation et Services, étant en charge du contrat et de la supervision des équipes, est en contact quotidien avec le client, tandis que l'Energy Manager intervient de manière plus périodique en tant qu'expert en énergie, apportant un soutien essentiel.

Cette approche de communication continue et ciblée permet d'assurer une prestation de qualité tout en maintenant une relation étroite et transparente avec le client.

En tant que garant du contrat, le Responsable d’Exploitation et Services assume un rôle relationnel plus approfondi avec le client par rapport à l’Energy Manager. Par conséquent, il consacre la majeure partie de son temps sur les sites, en étroite proximité avec les clients, occupants et intervenants. Bien que disposant de ses propres responsabilités, l'Energy Manager peut être considéré comme un support pour le Responsable d’Exploitation et Services.