Piloter vos installations : comment mettre en place la garantie de charges ?

La garantie des charges locatives offre l’assurance de prévoir avec anticipation les charges locatives, c'est-à-dire la possibilité pour le propriétaire de prévoir les dépenses futures liées à son bâtiment. L'objectif principal est de fournir au propriétaire et aux locataires, tout au long de leur contrat de location, un confort optimal, un niveau de service de haute qualité et des performances environnementales élevées pour les bâtiments. Tous ces éléments sont regroupés dans un forfait de charges garanties.  

La mise en place du contrat de garantie de chargeS

Afin de prévoir les futures charges du gestionnaire sur son bâtiment, des hypothèses sont établies pour définir ses besoins en termes d’installations et services. Celles-ci sont regroupées dans un cahier des charges présent dans le contrat avec le client pour la sélection des utilités et services qui seront garantis, tels que l’accueil, le nettoyage, la restauration, le chauffage, l’éclairage, la GTB (Gestion Technique du Bâtiment), et bien d’autres. Annuellement, les charges sont comparées à ce qui a été convenu avec le client et chaque année est effectué une reddition des charges pour évaluer les écarts. Les coûts excédentaires peuvent être assumés par le prestataire de la garantie de charges. Cependant, si le Responsable de site et l’Energy Manager parviennent à optimiser les installations et services en réduisant les dépenses énergétiques grâce à des ajustements et travaux potentiels, un bonus peut être versé au client. 

La garantie de charges peut varier en fonction de divers facteurs, car elle repose sur des hypothèses, tels que les jours de travail, les heures de travail et les températures contractuelles, qui peuvent être amenées à changer. Par conséquent, le contrat doit être adapté à chaque situation, le dimensionnement initial peut être amené à évoluer et à être recalibré en fonction des usages réels. 

Les parties prenantes 

Le prestataire de la garantie de charges établit le contrat avec le propriétaire, le bailleur, l'Asset Manager ou le Property Manager, voire avec le locataire du bâtiment  

• L'Asset Manager représente le propriétaire ou agit en tant que son mandataire. Il veille à maximiser la valeur de l'immeuble et à fidéliser les clients locataires. La garantie de charge est un outil indispensable pour assurer la valorisation de l’actif (ISR, atteinte des enjeux CSRD…).
• Le Property Manager est mandaté par l'asset manager pour gérer les opérations quotidiennes de l'immeuble. Il assure la collecte des loyers pour le compte du propriétaire et dispose d'un mandat pour dépenser les fonds nécessaires à l'entretien de l'immeuble, notamment pour rémunérer les prestataires. La transparence de gestion amenée par le prestataire de la garantie de charges rend ledit prestataire un allié fort du Property Manager sur site.
• Le bailleur est la partie qui établit le contrat de location avec le preneur. L'engagement de garantie de charges peut être conclu entre le bailleur et le prestataire de la garantie de charges, ce qui constitue un argument substantiel dans la recherche d'un locataire. Ainsi, grâce à ce schéma contractuel, le bailleur s'engage à ne pas réviser ses charges locatives.
• Le locataire ne signe pas le contrat de garantie de charges, mais il en bénéficie. Lorsqu'un bien est identifié, le prestataire de la garantie de charges et le locataire peuvent entreprendre ensemble une démarche de prospection pour démontrer leur intérêt envers l'Asset Manager ou le bailleur, en vue de louer le bien avec garantie de charges.

L'objectif commun de l'Asset Manager et du Property Manager est de maximiser les rendements de l'immeuble tout en garantissant la satisfaction du locataire, contribuant ainsi à la fidélisation de la clientèle. 

Les hypothèses de fonctionnement et d’occupation du bâtiment  

Dans le cadre de la garantie de charges et pour maîtriser le confort des occupants, il est important de connaître les hypothèses de fonctionnement du bâtiment. Ces dernières sont décrites dans le contrat et ont été rédigées sur la base de ce qui avait été estimé lors de la conception du bâtiment. La synthèse figure généralement en annexe du contrat et résume les points suivants : 

• Principes de fonctionnement
  • Descriptif du bâtiment
  • Effectifs théoriques bâtiment/RIE
  • Energies livrées
  • Dimensionnement (température, humidité, air neuf)
  • Enveloppe du bâtiment
  • Principales installations techniques 

• Principes d’occupation
  • Occupation journalière
  • Occupation annuelle
  • Températures de consigne été/hiver
  • Niveau d’éclairage
  • Débits de renouvellement d’air
  • Besoins de puisage en Eau Chaude Sanitaire 

Ces hypothèses sont valables en cas d’occupation normale du bâtiment. En effet, la garantie de charges peut être ajustée dans le cas d’évolution du taux d’occupation, notamment en cas de locaux devenus vacants ou changeant d’usage. 

Le périmètre des usages garantis/non garantis est spécifique à chaque site, en fonction de ce qu’il a été convenu avec les différentes parties lors de la rédaction du contrat.  

Annuellement, le budget de charges garanties est repris pour tenir compte des évolutions du prix unitaire de l’énergie, et d’autres facteurs exogènes tels que la rigueur climatique, l’occupation, les consignes de températures.... Toutes les évolutions sont analysées en transparence avec les parties prenantes. 

La garantie de charges s'impose comme un outil stratégique dans la gestion durable et efficiente des installations, contribuant à l'optimisation des coûts tout en préservant la qualité des services offerts.