Les 3 étapes essentielles pour faciliter la location de vos bureaux

La location de bureaux peut être un véritable défi, nécessitant une approche méthodique pour éviter la vacance locative. Un bon processus de location permet non seulement d’optimiser la rentabilité de votre bien, mais aussi de limiter vos charges, de réaliser une exploitation optimale et de rendre votre bâtiment compétitif. Voici les 3 étapes essentielles pour simplifier et réussir la location de vos bureaux :  

ÉTAPE 1 : OPTIMISER LES ÉQUIPEMENTS DE SON BÂTIMENT 

Les consommations de vos actifs devront être transparentes pour les futurs locataires. La consommation énergétique est principalement liée à l’utilisation et aux réglages de vos installations techniques. Il est donc important de ne pas les négliger, pour cela, plusieurs solutions sont envisageables :  

• La mise au point des installations : l’impact de la mise au point des installations d’un bâtiment est souvent sous-estimé. Elle se concentre principalement sur l’ajustement des systèmes lorsque le bâtiment est en cours de réception pour assurer leur fonctionnement efficace. Une mise au point complète comprend en particulier le réglage et le paramétrage des équipements, celui de la Gestion Technique du Bâtiment (GTB), ainsi que l’équilibrage des réseaux (hydraulique & aéraulique) et l’autocontrôle systématique de ces éléments.  

• Le rétro-commissionnement* : il est possible de mettre en place du “rétro-commissionnement” durant la phase d’exploitation d’un bâtiment dont les performances subissent des dérives. Il s’agit d’une démarche qualité qui vous permettra d’améliorer l’efficacité énergétique du bâtiment grâce à un agent commissionneur qui identifiera les opportunités d’économies d’énergie et optimisera les performances des installations, sans nécessiter de travaux majeurs. Cette démarche s’applique aux systèmes de chauffage, ventilation et climatisation (CVC), aux énergies renouvelables (EnR), aux réseaux électriques ainsi qu’à la Gestion Technique du Bâtiment (GTB). 

*Le commissionnement est un processus global de vérification et d’optimisation des installations, tandis que la mise au point se concentre sur l’ajustement précis des équipements pour assurer leur bon fonctionnement. 

De ce fait, pour leur confort et afin de limiter leurs dépenses en énergies, les nouveaux locataires ont tout intérêt à louer des bâtiments performants et dont les consommations sont pilotées et suivies au quotidien. 

ÉTAPE 2 : ASSURER UN SUIVI DES CONTRATS D’EXPLOITATION ET UN PILOTAGE DES CONSOMMATIONS 

Afin d’assurer l’exploitation optimale de votre bâtiment et d’en tirer tous les bénéfices, au-delà de l'optimisation des consommations énergétiques, vous pouvez également faire appel à un Responsable d’Exploitation qui prendra en charge et pilotera tous les coûts de votre bâtiment (multitechnique et multiservice : accueil, sécurité, espaces verts etc.). 

Des offres telles que la garantie de charges permettent aux propriétaires non seulement de disposer d’un bâtiment plus performant sur le plan énergétique, technique et serviciel, mais aussi de rendre leurs bâtiments plus attractifs auprès des locataires grâce à un seuil de charges défini. Elle constitue la solution la plus simple pour optimiser efficacement la performance énergétique des bâtiments. Gérée conjointement par le responsable d’exploitation et l’Energy Manager, elle permet un suivi en temps réel de la consommation énergétique du bâtiment. 

Le Responsable d’Exploitation veille à la gestion quotidienne du bâtiment et anticipe son utilisation, tandis que l’Energy Manager, se concentre sur l’optimisation et le pilotage énergétique. Leur collaboration est essentielle pour améliorer les performances des installations, réduire les coûts énergétiques et limiter l’impact environnemental. Ensemble, ils contribuent à atteindre les objectifs de durabilité et d’efficacité du bâtiment. 

Le Responsable d’Exploitation pourra également se charger de l’onboarding des nouveaux locataires en leur assurant un accueil optimal, via la mise à disposition d’un état des lieux détaillé ainsi qu’un accompagnement sur les aspects techniques (connexion internet, accès, services disponibles, etc.). Un bon départ favorise une relation de confiance.  

ÉTAPE 3 : L’ATTEINTE DE CERTIFICATIONS POUR VALORISER SON BÂTIMENT ET LE RENDRE COMPÉTITIF  

Détenir des labels reconnus tels que HQE ou BREEAM atteste de la qualité environnementale du bâtiment. Ces certifications rassurent les locataires, améliorent la valeur des actifs et facilite leur commercialisation. 

La phase de mise au point des installations, associée ou non à un commissionnement, peut-être une phase décisive en cas de volonté de certification notamment en exploitation. Cette phase, peut être l’occasion de réaliser un état des lieux plus global de la performance environnementale et permettre la définition d’un plan d’actions, pour atteindre la certification HQE Exploitation, BREEAM In-Use ou autres.  

Le commissionnement est au cœur des certifications puisque celui-ci garantit la vérification tout au long du projet de la performance des équipements ainsi que la pérennité de ces derniers.  

Faire appel à un Energy Manager pour l’optimisation des consommations énergétiques en certification HQE B/BD Exploitation ou en BREEAM In-Use, aide à atteindre des niveaux de performances globaux supérieurs. 

- HQE B Exploitation : signifie Haute Qualité Environnementale Bâtiment en Exploitation. C’est la certification HQE appliquée à un seul bâtiment existant, pour évaluer et améliorer ses performances en exploitation (énergie, eau, déchets, confort, etc.). 

Faire appel à un responsable d’exploitation a également son rôle à jouer dans l’obtention de certification, notamment la certification HQE B/BD, qui valorise en niveau supérieur dans son système de management responsable, la capacité à s’engager contractuellement sur une économie de charges en exploitation.   

En suivant ces 3 étapes essentielles, vous optimiserez vos chances de louer rapidement et efficacement vos bureaux tout en assurant une relation sereine avec vos locataires. Une gestion bien pensée vous permettra de maximiser la rentabilité de votre bien tout en garantissant une occupation pérenne. Découvrez aussi nos autres articles sur le sujet :